Introducción

La trazabilidad es una de las funciones más potentes y valoradas de Recipok. Gracias a ella, puedes cumplir fácilmente con los requisitos de sanidad, y al mismo tiempo organizar tu inventario de forma precisa y automatizada.

Trazabilidad significa, en resumen, saber qué ingredientes se usaron en cada elaboración y hacia dónde fueron esos productos. Y Recipok lo hace de manera automática, simplemente con que gestiones bien tu inventario.

Por qué la trazabilidad depende del inventario

En Recipok, cada entrada o salida que haces en el inventario queda registrada con un número de lote, la fecha, el tipo de movimiento y quién realizó la acción. Esto permite que la trazabilidad se construya por sí sola a medida que trabajas y de forma dinámica.

Pero para que esto funcione bien, necesitas configurar algunas cosas al principio:

• Digitaliza todas tus recetas o procesos productivos (las fórmulas con sus ingredientes y cantidades).

• Crea todos tus ingredientes y semi-elaborados.

• Da de alta tus proveedores y también tus clientes (pueden ser tiendas propias o clientes profesionales).

• Crea tus almacenes, si tienes varias ubicaciones o zonas de trabajo.

⚠️ Nota importante: el inventario en Recipok no funciona por identificador de producto, sino por número de lote. Cada lote es único, y es lo que permite luego rastrear el producto final.

Preparar el inventario inicial (por tipo de producto)

Antes de empezar a usar la trazabilidad, necesitas cargar tu stock real al sistema. Para lo cual necesitarás realizar un inventario físico de existencias de todos los productos a los que quieras controlar y registrar su trazabilidad.

Estos inventarios se dividen en 3 grupos:

1. Ingredientes y materias primas
2. Semi-elaborados
3. Productos terminados (o a la venta)

A continuación te explicamos cómo volcar la información de dichos inventarios en Recipok:

Ingredientes y materias primas

1. Ve al menú lateral “Gestión de inventario” → “Entrada de almacén” o «desde el icono del + en el menú superior».

2. Previamente, crea un proveedor genérico llamado “Ajustes” o con el nombre que prefieras. Este será el proveedor al que imputarás en tu primer inventario el stock de todas las existencias. 

3. Añade los ingredientes con sus cantidades, lotes reales.

4. Incluye caducidad si la conoces.

Esto es lo que llamamos el inventario de materia prima.

Semi-elaborados y productos terminados

Si ya tienes elaboraciones listas (hechas antes de actualizar el stock en Recipok), ya sean semielaboraciones (intermedias) o productos a la venta, debes añadir su stock registrando las producciones:

1. Desde el botón “+”, selecciona “Parte de producción”.

2. Selecciona en el desplegable el producto elaborado.

3. Introduce la cantidad exacta a producir (la que tienes en stock) con decimales, si es el caso. Ej.: 1,85 kilos de crema pastelera.

4. Pulsa sobre ‘Crear orden de producción’ abajo a la derecha. Se abrirá una lista con los ingredientes y mostrará los lotes de los productos que tienen stock positivo (lotes vivos).

5. Desactiva la opción de descontar stock, ya que el stock de estos ingredientes ya no está en tu inventario de materia prima y, por tanto, no lo debes descontar.

6. Puedes escribir en “Observaciones” los lotes que se usaron, si lo recuerdas o los tienes apuntados.

Atención: Si has seguido todos los puntos anteriores, este paso aún no descuenta ni suma nada al stock, simplemente registra que ese producto ya está en proceso de producción. Debes continuar con el siguiente paso para aumentar el stock de tus elaboraciones existentes.

Finalizar la orden de producción

Pulsa sobre el botón de ‘Terminar’.

1. Pulsa sobre el botón de ‘Terminar‘.

2. Indica cuántas unidades se produjeron realmente.

3. Recipok creará un nuevo lote del producto terminado. Puedes sustituir el número de lote propuesto por el que le hayas asignado a esa producción.

4. Si quieres trabajar con etiquetado por unidades, el sistema te pedirá indicar la cantidad exacta por pack o caja.

Si la suma de lo etiquetado no coincide con lo declarado al terminar el parte, Recipok preguntará si quieres ajustar automáticamente la cantidad producida.

¡ENHORABUENA!

Ya has terminado de introducir tu inventario por lote a Recipok.

Ahora debes mantener un registro meticuloso de todas las transacciones que involucren la entrada, salida o transformación de tus artículos de almacén. Será clave para automatizar la asignación automática de lotes en todos tus procesos con Recipok. Esto te ahorrará mucho tiempo a la hora de digitalizar la información y llevar tu trazabilidad de forma correcta.

A partir de este momento, debes aprender detenidamente las siguientes funcionalidades:

Cómo crear una orden de producción y descontar stock

Cuando vayas a fabricar un producto:

1. Desde el botón “+”, crea un parte de producción.

2. Selecciona la receta y la cantidad que vas a elaborar.

3. Recipok calculará automáticamente las cantidades de cada ingrediente.

Puedes:

• Cambiar ingredientes si hay sustituciones.

• Añadir ingredientes nuevos si adaptaste la receta.

• Asignar el parte a un operario o ejecutarlo tú.

• Definir una fecha y hora de producción, para definir la prioridad respecto de otras producciones.
• Añadir comentarios visibles para el empleado.

¿Qué pasa al ejecutar una orden?

• El sistema propondrá los lotes a usar según caducidad (FIFO: lo primero que caduca es lo primero que se usa).

• Puedes ver qué lotes propone, revisar si hay más de uno para el mismo ingrediente y modificar manualmente las cantidades y los lotes a descontar.

• Al confirmar y pulsar “Descontar stock”, se reduce el inventario automáticamente de cada lote imputado.

Una vez descontado los lotes, podrás ‘terminar’ la producción y generar un nuevo lote con stock, tal y como hemos visto en los pasos previos.

Seguimiento y control de lotes

Desde el menú Gestión de inventario, accedes a todas las herramientas que te permiten hacer trazabilidad completa:

Lotes en stock

• Muestra todos los lotes activos.

• Puedes filtrar por tipo:

  • Vivos: disponibles para usar en producción o ventas.

  • Muertos: stock agotado.

  • Negativos: se pueden crear por ajustes simultáneos que generan errores en el mismo lote. Puedes revivirlos o dejarlos a cero después de hacer un conteo de stock real.

• Puedes editar el stock uno a uno o en bloque, marcando los check y usando el botón de abajo “Editar stock”. También puedes editar el stock directamente de un lote desde el botón de editar stock que tiene cada fila a la derecha.

Movimientos de lotes

• Consulta todo lo que pasó con un lote: cuándo se creó, qué receta lo usó, a quién se vendió.

• Ideal para auditorías o trazas sanitarias.

Entradas y salidas

• Consulta qué productos entraron (compras) o salieron (ventas o entregas).

• Se puede descargar en Excel para guardarlo o imprimirlo.

Devoluciones y anulaciones

Desde la opción “Salidas”, haz clic en el menú de tres puntos (⋮) de cualquier línea y podrás:

• Anular una salida: el stock se devuelve automáticamente.

• Generar una devolución: te permitirá indicar el motivo (configurable). Por ejemplo:

  • Si el producto está en mal estado, el stock no vuelve al almacén.

  • Si el cliente no está conforme pero el producto está en buen estado, sí se devuelve.

Esto lo defines en “Configurar cuenta” → Datos maestros → Razones de devolución.

Almacenes y migraciones entre cuentas

Recipok permite crear varios almacenes, por ejemplo si tienes:

• Un obrador y una tienda.

• Dos cocinas en diferentes ciudades.

Puedes mover productos entre ellos si introduces el ID de la cuenta de Recipok en el formulario del cliente asociado.

Con este ajuste, podrás recibir stock desde otra cuenta de Recipok, si es una cuenta asociada.

Estas recepciones llegan como “Migraciones pendientes”, que debes aceptar para que entren en tu inventario.

Organización de la producción

Como hemos visto anteriormente, cada orden de producción puede asignarse a un operario definiendo una fecha y hora específica. Desde el calendario de producción, los empleados pueden:

• Ver las elaboraciones que tienen asignadas por día o semana.

• Pulsar sobre ellas para abrir, ejecutar y finalizar cada parte.

Como administrador, puedes revisar:

• Qué se produjo y cuándo. Las órdenes pendientes figuran en color rojo.

• Cuánta producción se completó por empleado o por turno.

Informes de trazabilidad

Al terminar una producción, puedes generar e imprimir el informe de trazabilidad oficial, que incluye:

• Lotes de los ingredientes utilizados.

• Empleado responsable de la producción.

• Fecha y hora de finalización.

• Cantidad encargada vs. cantidad producida.

• Observaciones relevantes o cambios aplicados.

• Reporte de ‘procesos’ llevados a cabo y los datos registrados.

Este documento es válido ante inspecciones sanitarias.

✅ Conclusión

En Recipok, la trazabilidad no es un proceso aparte: surge de tu día a día, si gestionas bien el inventario por lote. A partir de ahí, tendrás trazabilidad automática, completa y precisa.

Al trabajar con partes de producción, entradas y salidas bien registradas, tu empresa estará siempre lista para auditorías, mejorará su control operativo y transmitirá más confianza a clientes y distribuidores.